Un salarié reçoit sa convocation à un entretien préalable au licenciement. En la relisant, il constate qu’une information manque : l’objet n’est pas clair, ou la possibilité de se faire assister n’est mentionnée nulle part. Cet oubli a-t-il une conséquence sur la suite de la procédure ? La réponse dépend de la mention concernée, car toutes n’ont pas le même poids.
- La convocation doit comporter l’objet de l’entretien, sa date, son heure, son lieu, et la faculté pour le salarié de se faire assister.
- L’oubli d’une mention obligatoire rend la procédure irrégulière, sans rendre le licenciement nul pour autant.
- L’irrégularité ouvre droit à une indemnité, distincte de la contestation du motif du licenciement.
- Le motif du licenciement, lui, n’a pas à figurer dans la convocation.
Ce que la convocation doit contenir
La convocation à un entretien préalable obéit à un formalisme précis. Elle se transmet par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge. Une convocation orale ou par simple courriel ne suffit pas à ouvrir régulièrement la procédure.
Sur le fond, plusieurs mentions doivent y figurer. La lettre indique l’objet de l’entretien, c’est-à-dire le fait qu’un licenciement est envisagé (article L1232-2 du code du travail). Elle précise la date, l’heure et le lieu de l’entretien (article R1232-1 du code du travail). Elle rappelle enfin au salarié qu’il peut se faire assister pendant l’entretien (article L1232-4 du code du travail). Dans une entreprise dépourvue de représentants du personnel, la convocation doit également indiquer les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail où le salarié peut consulter la liste des conseillers du salarié.
Un dernier point concerne la signature. La lettre de convocation doit être signée par une personne habilitée à mener l’entretien : l’employeur ou un représentant détenteur du pouvoir disciplinaire, comme un directeur des ressources humaines. Elle ne peut pas émaner d’une personne extérieure à l’entreprise (Cass. soc. 7 décembre 2011, n°10-30222). Une convocation signée par un tiers non habilité fragilise elle aussi la procédure.
L’oubli de l’objet, le plus lourd de conséquences
Toutes les omissions ne se valent pas. L’objet de l’entretien occupe une place particulière : la convocation doit clairement indiquer qu’un licenciement est envisagé. Une formule imprécise, qui laisserait le salarié dans l’ignorance de la nature de l’entretien, est traitée avec sévérité par les juges. La Cour de cassation a considéré qu’une convocation ne mentionnant pas correctement son objet entache la procédure d’irrégularité (Cass. soc. 16 janvier 2007, n°05-43443).
La logique se comprend aisément. L’entretien préalable sert à permettre au salarié de se défendre. S’il ignore qu’un licenciement se profile, il ne peut pas préparer utilement ses explications. L’imprécision sur l’objet lui cause donc un préjudice, ce qui justifie une réparation.
L’oubli de la faculté de se faire assister
La mention relative à l’assistance du salarié répond au même objectif de protection. En l’oubliant, l’employeur prive le salarié d’une garantie destinée à assurer sa défense : la présence d’une personne à ses côtés pendant l’entretien. L’absence de cette information, ou l’oubli des coordonnées permettant de trouver un conseiller du salarié dans une entreprise sans représentants du personnel, constitue une irrégularité de procédure. Là encore, le salarié n’a pas eu accès à l’ensemble de ses droits au moment où il aurait dû en disposer.
Que produit une irrégularité ?
Un point mérite d’être posé clairement : l’oubli d’une mention ne rend pas le licenciement nul et ne le prive pas automatiquement de cause réelle et sérieuse. On distingue deux terrains. D’un côté, le bien-fondé du licenciement, c’est-à-dire le motif invoqué. De l’autre, la régularité de la procédure suivie. Une convocation incomplète relève du second terrain.
Lorsque la procédure est irrégulière alors que le licenciement repose sur une cause réelle et sérieuse, le juge peut accorder au salarié une indemnité destinée à réparer ce vice de forme (article L1235-2 du code du travail). Cette indemnité s’ajoute, le cas échéant, aux sommes liées à la rupture. Autrement dit, l’oubli d’une mention ne fait pas tomber le licenciement, mais il a un coût pour l’employeur qui l’a commis.
Ce qui n’est pas une mention obligatoire
Un malentendu revient souvent. Beaucoup de salariés s’attendent à trouver, dès la convocation, les motifs précis du licenciement envisagé. Or l’employeur n’a pas à les détailler à ce stade. La jurisprudence l’admet de longue date : la lettre de convocation n’a pas à énoncer les raisons du licenciement (Cass. soc. 4 novembre 1992). Ces motifs seront exposés lors de l’entretien, puis dans la lettre de licenciement. Reprocher à une convocation de ne pas contenir les griefs n’a donc pas de fondement.
Face à une convocation qu’il estime incomplète, le salarié a intérêt à se présenter malgré tout à l’entretien et à conserver le document reçu. Ce courrier constitue la preuve de l’oubli. Se taire sur l’irrégularité au moment de l’entretien ne fait pas perdre le droit de l’invoquer ensuite, si la rupture est contestée devant le conseil de prud’hommes.
