Un salarié est convoqué par le service de santé au travail pour une visite médicale. Le centre se trouve à plusieurs kilomètres de son domicile ou de son lieu de travail. Doit-il avancer le coût du déplacement et le garder à sa charge ? La question revient souvent, car le trajet peut représenter une somme réelle, surtout lorsque le centre médical est éloigné. Le principe est clair : ces frais reviennent à l’employeur.
Ce qu’il faut retenir
- La prise en charge des frais de transport liés à une visite médicale du travail est une obligation de l’employeur, pas une faveur.
- Elle couvre le déplacement, que le salarié utilise son véhicule personnel ou les transports en commun.
- Le temps de trajet est compté comme du temps de travail et rémunéré au taux normal, sans retenue sur le salaire.
- Cette prise en charge ne se confond pas avec le remboursement des transports sanitaires par l’Assurance Maladie, qui concerne les soins.
Une obligation qui pèse sur l’employeur
La visite médicale du travail fait partie des examens auxquels le salarié est convoqué dans le cadre de son emploi. Elle n’est pas une démarche personnelle. Le code du travail met à la charge de l’employeur les coûts de déplacement générés par ces examens médicaux professionnels. Le salarié n’a donc pas à supporter le prix du trajet jusqu’au centre de santé au travail.
Cette prise en charge vaut pour l’ensemble des visites médicales obligatoires, qu’elles se déroulent pendant les heures de travail ou en dehors. Elle s’applique aussi aux examens complémentaires demandés par le médecin du travail à la suite de la visite. La situation contractuelle du salarié ne change rien : un salarié en période d’essai ou en contrat à durée déterminée bénéficie de la même règle qu’un salarié en poste depuis des années.
Véhicule personnel ou transports en commun
Le mode de déplacement n’exclut pas la prise en charge. Si le salarié se rend à la visite en transports en commun, ses frais sont remboursés sur présentation des tickets ou de l’abonnement utilisé. S’il prend son véhicule personnel, le remboursement se calcule sur la base du barème kilométrique. Dans les deux cas, c’est le trajet le plus direct entre le point de départ et le centre médical qui sert de référence.
Le salarié conserve une marge de choix sur son moyen de transport, à condition de retenir une solution raisonnable sur le plan économique. Lorsque le centre est mal desservi, l’usage de la voiture se justifie et le remboursement peut alors couvrir les frais annexes comme le stationnement ou le péage, sur présentation des reçus. Un salarié en situation de handicap doit se voir garantir des conditions de déplacement adaptées à ses besoins.
Le temps de trajet, un temps rémunéré
La prise en charge dépasse les seules dépenses de trajet. Le temps consacré au déplacement pour se rendre à la médecine du travail est compté dans la journée professionnelle et payé au taux normal. Un salarié qui quitte son poste à 9 heures pour un rendez-vous à 10 h 30 voit ce temps rémunéré comme du travail.
La règle tient même quand la visite est fixée en dehors des horaires habituels. Un rendez-vous tôt le matin ou en soirée ouvre droit à une compensation pour le temps de trajet, au taux horaire normal. La rémunération du salarié est maintenue pendant toute la durée du déplacement et de la consultation, sans qu’aucune retenue puisse être opérée sur le salaire.
Quels justificatifs réunir ?
Pour obtenir le remboursement, mieux vaut anticiper les pièces à fournir. Le salarié rassemble les tickets de transport ou le relevé des kilomètres parcourus, la convocation à la visite médicale et l’attestation de présence délivrée par le service de santé au travail. Une note de frais précisant l’adresse de départ, celle du centre médical et l’itinéraire facilite le traitement de la demande. Beaucoup d’entreprises disposent d’un formulaire interne : le service RH indique la marche à suivre.
Et si l’employeur refuse de payer ?
Face à un refus ou à un désaccord sur le montant, la première étape reste amiable. Le salarié adresse une demande écrite et détaillée à son service RH, calcul et justificatifs à l’appui. Sans réponse, un courrier recommandé de mise en demeure peut suivre. À défaut d’accord, le conseil de prud’hommes est compétent pour trancher le litige. Les représentants du personnel, dont les élus du CSE, peuvent accompagner le salarié dans cette démarche.
Ne pas confondre avec le transport sanitaire
Une confusion fréquente mérite d’être levée. Le remboursement des frais de transport par l’Assurance Maladie répond à une logique différente. Il concerne les déplacements liés à des soins, une hospitalisation, une affection de longue durée ou un accident du travail, sur prescription médicale ou convocation du service médical, et suppose de respecter le mode de transport prescrit. La visite médicale du travail n’entre pas dans ce dispositif : son coût de déplacement relève de l’employeur, au titre de la relation de travail, et non de la caisse d’assurance maladie.
